TUTORIAL Microsoft Excel 2007
Excel es una aplicación de Microsoft Office que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos, crear gráficos y analizar datos. Está orientado básicamente al campo contable, estadístico, financiero o cualquier otra actividad que exija el análisis de valores numéricos.
En este Capítulo aprenderá:
· Como Ingresar y salir del Excel
· Conocer algunos conceptos básicos
· Conocer los elementos de la pantalla de Excel
· Como Crear, Abrir y Guardar Libros
· Como manipular las hojas de un Libro
· Como se ingresan y modifican los datos
· Como usar el controlador de relleno y rellenar series.
· Como copiar, cortar y pegar datos.
· Como insertar y eliminar Filas o Columna
·
Ingresar al Excel 2007
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio; Al desplegarse el menú, colocar el puntero sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador; Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007
.
2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007
Salir del Excel 2007
Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones
1) Hacer clic en el botón cerrar
2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel
Conceptos Básicos
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, que es un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Entre los principales conceptos que deben conocerse están:
Libro
Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)
Hoja de Cálculo.
Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias.
Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora, una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila).En la gráfica la celda activa es C6.
Puntero de Celda
Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.
Etiquetas
Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.
Interface de Excel
Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como ésta, vamos a ver sus componentes principales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.
En donde:
a) Barra de Herramientas de Acceso Rápido
b) Barra de Título, incluye el nombre del libro abierto.
c) Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.
d) Cinta de Opciones. Es una de las nuevas características en Office2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas.
e) Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha “Inicio”.
f) Columnas de la hoja de Excel.
g) Filas de la hoja de Excel.
h) Celda activa.
i) Cuadro de nombres, Indica la celda activa
j) Insertar Función.
k) Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro.
l) Barra de desplazamiento horizontal
m) Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
n) Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
Ayuda
En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar un tema para ver su contenido en el panel derecho. Otro método consiste en utilizar el cuadro de búsqueda, en el se escribe el tema a buscar y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botón: Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.
Operaciones con Libros
En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear, Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice superior izquierdo de la pantalla.
Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:
En donde
a. Crea un nuevo libro en blanco
b. Abre un libro existente
c. Guarda el libro actual
d. Lista de últimos libros utilizados.
También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido:
O las siguientes combinaciones de teclas:
v Crear un Libro: Ctrl + U
v Abrir un Libro: Ctrl + A
v Guardar un Libro: Ctrl + G
Para Cerrar un Libro: Botón de Office Cerrar
Operaciones con Hojas
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.
Seleccionar varias Hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Para seleccionar varias hojas:
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja
2. Mantener pulsada la tecla Ctrl
3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.
O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.
Desplazarse por las Hojas
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrará en negrita.
Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:
Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro.
Insertar hojas
Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible.
Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:
v Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado a la derecha de la última hoja del libro.
v Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar Insertar Hoja
v Teclado: Shift + F11
v
Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.
Eliminar Hojas
Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:
v
v Menú contextual en la etiqueta - Eliminar
Cambiar nombre de Hojas
Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes métodos:
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Mover o Copiar Hojas
Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posición deseada.
Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar
También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.
Operaciones con Celdas
Seleccionar Celdas
Utilizando el teclado:
v Posicionar el puntero en la celda inicial
v Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango
Utilizando el Mouse:
v Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial
v Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.
Seleccionar celdas no contiguas
Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios
Selección de una columna o fila
Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.
Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números, fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:
Texto
Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.
Números
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.
Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34o 4:15 PM será considerado como horas. Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán sumar, restar o añadir a otras.
Fórmulas
Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el resultado
Introducir un dato en varias celdas simultáneamente
1. Seleccionar las Celdas
2. Escribir el dato
3. Presionar Ctrl + Enter
Desplazamiento del Puntero de Celda
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son:
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene el dato
2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de fórmulas
3. Modifique la información.
4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botón Introducir
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Practica Dirigida
Vamos a crear una hoja sencilla llamada
Ventas
(Que nos servirá de ejemplo), la cual contiene una lista de productos informáticos que se han vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el
Precio Total
Según las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacén para controlar las existencias en el mismo. Para ello, ingrese los datos tal como se muestra en la figura:
Borrar datos
La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.
Ubicar puntero en la celda que desea borrar
Pulsar la tecla Supr o Botón derecho del mouse Borrar contenido
Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar:
Deshacer una Orden
A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber qué hacer. Para solucionar este problema ,inmediatamente después de haber cometido el error, realice una de las siguientes órdenes:
Pulse el botón: Deshacer
Pulse las teclas: CTRL + Z
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